TL;DR: 20 prompt template sẵn cho công việc văn phòng — từ viết email, tóm tắt tài liệu đến phân tích dữ liệu. Copy, thay thông tin vào chỗ [...], paste vào ChatGPT hoặc Claude, và dùng ngay.
Cách sử dụng các template
Mỗi template có các chỗ trống đánh dấu bằng [...]. Bạn chỉ cần:
- Copy template bên dưới
- Thay các
[...]bằng thông tin thực tế của bạn - Paste vào ChatGPT hoặc Claude
- Chỉnh sửa kết quả nếu cần
Tất cả template đều dùng được cho ChatGPT, Claude, và Google Gemini.
EMAIL (Template 1-5)
Template 1: Viết email chuyên nghiệp
Viết email [mục đích: xin phép nghỉ / đề xuất dự án / theo dõi tiến độ] gửi cho [người nhận: sếp / khách hàng / đồng nghiệp].
Ngữ cảnh: [mô tả tình huống ngắn gọn]
Giọng văn: [trang trọng / thân thiện / trung tính]
Ngôn ngữ: [tiếng Việt / tiếng Anh]
Độ dài: khoảng [X] từ
Yêu cầu: Có lời chào, nội dung chính, và lời kết phù hợp.Template 2: Trả lời email khó
Tôi nhận được email sau từ [người gửi]:
"[Paste nội dung email]"
Viết email trả lời với giọng [bình tĩnh và chuyên nghiệp / thân thiện / kiên quyết nhưng lịch sự]. Mục tiêu của tôi là [giải quyết vấn đề / từ chối khéo / đề xuất phương án khác].Template 3: Email giới thiệu bản thân / công ty
Viết email giới thiệu [bản thân / công ty] gửi cho [đối tượng].
Thông tin cần đề cập:
- Tên: [...]
- Vị trí / Lĩnh vực: [...]
- Điểm nổi bật: [...]
- Mục đích liên hệ: [...]
- CTA (kêu gọi hành động): [hẹn gặp / gửi tài liệu / gọi điện]
Giọng văn: chuyên nghiệp nhưng không quá cứng nhắc.
Độ dài: 150-200 từ.Template 4: Email theo dõi (follow-up)
Viết email follow-up sau [cuộc họp / gửi báo giá / phỏng vấn] vào [ngày].
Ngữ cảnh: [tóm tắt cuộc trao đổi trước đó]
Mục đích: [nhắc lại cam kết / hỏi tiến độ / cảm ơn]
Giọng văn: lịch sự, không gây áp lực.
Ngôn ngữ: [tiếng Việt / tiếng Anh]Template 5: Email từ chối khéo léo
Viết email từ chối [lời mời / đề xuất / yêu cầu] từ [người gửi] một cách lịch sự.
Lý do từ chối: [...]
Tôi muốn giữ mối quan hệ tốt và [đề xuất phương án thay thế / hẹn dịp khác / giới thiệu người khác phù hợp hơn].
Giọng văn: ấm áp, tôn trọng, không đóng cửa hoàn toàn.TÓM TẮT & PHÂN TÍCH (Template 6-10)
Template 6: Tóm tắt tài liệu dài
Tóm tắt tài liệu sau thành [5-10] điểm chính:
[Paste nội dung tài liệu]
Yêu cầu:
- Mỗi điểm không quá 2 câu
- Tập trung vào [số liệu quan trọng / đề xuất hành động / kết luận chính]
- Cuối cùng, ghi 1 dòng "Hành động cần làm" nếu cóTemplate 7: Phân tích SWOT
Phân tích SWOT cho [tên công ty / sản phẩm / dự án]:
Thông tin:
- Lĩnh vực: [...]
- Quy mô: [...]
- Thị trường: [...]
- Đối thủ chính: [...]
Trình bày dạng bảng 4 ô: Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats.
Mỗi ô liệt kê 3-5 điểm cụ thể. Viết bằng tiếng Việt.Template 8: So sánh lựa chọn
So sánh [lựa chọn A] và [lựa chọn B] cho [mục đích sử dụng].
Tiêu chí so sánh: [giá / tính năng / dễ dùng / hỗ trợ tiếng Việt / ...]
Ngữ cảnh: [mô tả nhu cầu cụ thể]
Trình bày dạng bảng. Cuối cùng đưa ra đề xuất: nên chọn cái nào và tại sao.Template 9: Phân tích dữ liệu bán hàng
Phân tích dữ liệu bán hàng sau:
[Paste dữ liệu hoặc mô tả: doanh thu theo tháng, sản phẩm, kênh bán...]
Hãy:
1. Xác định 3 xu hướng chính
2. Sản phẩm/kênh nào hiệu quả nhất và kém nhất
3. Dự đoán xu hướng [tháng / quý] tới
4. Đề xuất 3 hành động cụ thể để cải thiện doanh thuTemplate 10: Tóm tắt cuộc họp
Dựa trên nội dung cuộc họp sau, tạo biên bản họp:
[Paste ghi chú cuộc họp hoặc mô tả]
Format:
- Ngày họp: [...]
- Người tham dự: [...]
- Chủ đề chính: (bullet points)
- Quyết định đã đưa ra: (bullet points)
- Việc cần làm (Action items): bảng gồm cột Việc, Người phụ trách, DeadlineTẠO NỘI DUNG (Template 11-15)
Template 11: Bài đăng Facebook bán hàng
Viết bài đăng Facebook bán [sản phẩm] cho [đối tượng khách hàng].
Thông tin sản phẩm:
- Tên: [...]
- Giá: [...]
- Tính năng nổi bật: [...]
- Khuyến mãi: [...]
Yêu cầu:
- Dài 100-200 từ
- Có hook (câu mở đầu gây chú ý)
- Liệt kê lợi ích (không phải tính năng)
- CTA rõ ràng (inbox / comment / link)
- 5-7 hashtag phù hợp
- Giọng văn: [trẻ trung / chuyên nghiệp / thân thiện]Template 12: Kịch bản video TikTok / Reels
Viết kịch bản video [TikTok / Reels] [X] giây về chủ đề [...]
Đối tượng: [...]
Mục tiêu: [tăng nhận diện / bán hàng / tạo tương tác]
Format:
[00-03s] Hook — câu mở đầu gây tò mò
[03-15s] Vấn đề — pain point của người xem
[15-40s] Nội dung chính — giải pháp / thông tin
[40-55s] Kết quả / Proof
[55-60s] CTA — kêu gọi hành động
Ghi rõ: lời nói + hành động/hình ảnh trên màn hình.Template 13: Mô tả sản phẩm Shopee/Lazada
Viết mô tả sản phẩm cho [tên sản phẩm] bán trên [Shopee / Lazada].
Thông tin:
- Chất liệu: [...]
- Kích thước / Size: [...]
- Màu sắc: [...]
- Giá: [...]
- Điểm khác biệt: [...]
Yêu cầu:
- Dài 200-300 từ
- Có SEO keyword: [...]
- Liệt kê tính năng dạng bullet points
- Bao gồm: mô tả hấp dẫn, thông số kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, chính sách đổi trả
- Có emoji phù hợpTemplate 14: Content calendar 1 tuần
Tạo lịch đăng bài [Facebook / Instagram / TikTok] 1 tuần cho [loại hình kinh doanh].
Thông tin:
- Sản phẩm/dịch vụ: [...]
- Đối tượng: [...]
- Tần suất: [X] bài/tuần
- Mục tiêu: [tăng follower / tăng tương tác / bán hàng]
Trình bày dạng bảng: Thứ, Chủ đề, Loại bài (hình/video/carousel), Caption tóm tắt, Hashtag.Template 15: Viết blog/bài SEO
Viết bài blog [X] từ về chủ đề "[...]".
Keyword chính: [...]
Đối tượng đọc: [...]
Giọng văn: [thân thiện / chuyên nghiệp / vui vẻ]
Cấu trúc:
- Tiêu đề hấp dẫn (có keyword)
- Mở bài: hook + tóm tắt nội dung
- 3-5 heading H2 chính
- Mỗi phần có ví dụ cụ thể
- Kết bài: tóm tắt + CTA
- Meta description: 155 ký tựCÔNG VIỆC & KỸ NĂNG (Template 16-20)
Template 16: Chuẩn bị phỏng vấn
Tôi sắp phỏng vấn vị trí [tên vị trí] tại [công ty / ngành].
Kinh nghiệm của tôi: [tóm tắt ngắn]
Hãy:
1. Liệt kê 10 câu hỏi phỏng vấn phổ biến cho vị trí này
2. Gợi ý cách trả lời cho mỗi câu (áp dụng phương pháp STAR)
3. Liệt kê 5 câu hỏi tôi nên hỏi ngược nhà tuyển dụng
4. 3 điều cần chuẩn bị trước buổi phỏng vấnTemplate 17: Viết slide thuyết trình
Tạo nội dung cho bài thuyết trình [X] slide về [chủ đề].
Đối tượng: [...]
Thời gian trình bày: [X] phút
Mục tiêu: [thuyết phục / báo cáo / đào tạo]
Mỗi slide gồm:
- Tiêu đề
- 3-5 bullet points (mỗi điểm tối đa 10 từ)
- Ghi chú cho người trình bày (speaker notes)
- Gợi ý hình ảnh/biểu đồ nếu cầnTemplate 18: Lập kế hoạch dự án
Lập kế hoạch cho dự án: [tên dự án]
Thông tin:
- Mục tiêu: [...]
- Thời gian: [X] tuần/tháng
- Ngân sách: [...]
- Nhân sự: [X] người
- Ràng buộc: [...]
Trình bày gồm:
1. Mục tiêu SMART
2. Các giai đoạn chính (milestones)
3. Bảng phân công: Công việc, Người phụ trách, Thời hạn, Trạng thái
4. Rủi ro tiềm ẩn và cách phòng tránh
5. Tiêu chí đánh giá thành côngTemplate 19: Học kỹ năng mới
Tôi muốn học [kỹ năng] trong [X] tuần.
Trình độ hiện tại: [mới hoàn toàn / biết cơ bản / trung bình]
Mục tiêu: [mô tả cụ thể bạn muốn đạt được gì]
Thời gian dành cho việc học: [X] giờ/tuần
Hãy tạo:
1. Lộ trình học tuần theo tuần
2. Tài nguyên miễn phí được đề xuất (ưu tiên tiếng Việt)
3. Bài tập thực hành cho mỗi tuần
4. Cách đo lường tiến bộTemplate 20: Giải quyết vấn đề (Problem Solving)
Tôi đang gặp vấn đề: [mô tả vấn đề chi tiết]
Ngữ cảnh:
- Tình huống: [...]
- Đã thử: [...]
- Ràng buộc: [thời gian / ngân sách / nhân sự]
Hãy:
1. Phân tích nguyên nhân gốc rễ (root cause)
2. Đề xuất 3 giải pháp, sắp xếp theo: (a) nhanh nhất, (b) hiệu quả nhất, (c) tiết kiệm nhất
3. Mỗi giải pháp ghi rõ: các bước thực hiện, ưu nhược điểm, thời gian dự kiến
4. Đề xuất giải pháp tốt nhất và giải thích tại saoMẹo dùng template hiệu quả
- Không cần điền hết mọi chỗ trống — bỏ qua phần không liên quan
- Thêm thông tin riêng — càng nhiều ngữ cảnh cá nhân, kết quả càng sát nhu cầu
- Kết hợp nhiều template — ví dụ dùng Template 14 (Content Calendar) rồi Template 11 (Bài FB) để viết chi tiết từng bài
- Lưu lại prompt hay — tạo một file ghi chú riêng cho những prompt bạn dùng thường xuyên
- Chỉnh sửa kết quả — AI cho bản nháp tốt, bạn thêm cá tính và kiểm tra lại
Đọc thêm
- Muốn hiểu sâu hơn về kỹ thuật? Đọc Prompt Engineering từ A-Z
- Muốn biết thêm mẹo cho ChatGPT? Đọc 7 mẹo viết prompt cho ChatGPT
- Mới bắt đầu với AI? Đọc AI là gì? Hướng dẫn cho người mới
Lưu bài này lại và quay lại mỗi khi cần — đây là “bộ toolkit” prompt của bạn.
Khám phá thêm
Cần người hướng dẫn trực tiếp?
Coaching 1-1 với chuyên gia — 90 phút tập trung vào vấn đề của bạn + follow-up 2 tuần.
Đặt lịch coaching 1-1 →